А+

Компания А Плюс Девелопмент - федеральный девелопер, предлагающий комплексные услуги по созданию, модернизации и развитию индустриальной недвижимости, управлению проектами, организации финансирования и эксплуатации объектов.

ОПИСАНИЕ ПРОЕКТА

Проект внедрения системы управления документами проводился весной 2013 года и занял 4 месяца. Вначале, на основе анализа бизнес-процессов и разработанной концепции была осуществлена модернизация инфраструктуры, а  затем проведены пуско-наладочные работы, обучение персонала и настройка системы.

Екатерина Киселева - руководитель внутренних проектов:

Наша команда приготовилась стать первопроходцами - весной 2013 года, пожалуй, только DocSpace имел  необходимую готовую функциональность на платформе SharePoint 2013

DocSpace объединила следующие процессы:

Управление договорами - система автоматизации процесса подготовки, согласования и подписания договоров. Данная система позволила осуществить многоступенчатый процесс, учитывая особенности проектного бизнеса и специфику работы Группы Компаний. Реализованы несколько маршрутов подготовки, согласования и подписания договоров в соответствии с принятыми в организации регламентами. Особенностями этих регламентов являются, например, различные сроки согласования договоров на разных этапах, а также сложная структура условий маршрута – предмет договора, юридические лица, финансовые лимиты.

Управление новостной лентой. Внедрение и активное использование ленты новостей значительно повысило эффективность внутрикорпоративных коммуникаций.

Офисные сервисы. Ежедневные инструменты, такие как сервис бронирования переговорных помещений и организация работы курьерской службы, устранили множество мелких внутрикоммуникационных проблем.

Управление канцелярией. Автоматизация процесса электронной регистрации входящих и исходящих писем стала необходимым и чрезвычайно полезным решением не только для сотрудников административного отдела, но и для бухгалтерии, финансовой службы, руководителей проектов.

 

РЕЗУЛЬТАТ

Реализация этого проекта, получившего название «Электронный офис – HappyOffice.Pro», обеспечила значительное  улучшение внутрикорпоративных коммуникаций, автоматизацию всего жизненного цикла электронных документов (входящих и исходящих документов, приказов и пр.), автоматизацию договоров и оптимизацию процесса их согласования.

Кроме этого, проведенные проектные работы создали условия для преодоления классических трудностей роста быстрорастущих компаний, в том числе «неуправляемости», которая возникает в ситуации отсутствия четких регламентов работы.

 

Создание системы «Электронный офис– HappyOffice.Pro» на базе коробочного решения СЭД/ECM-системы DocSpace в Компаний А Плюс Девелопмент  позволило:

Организовать единое бизнес-пространство с доступом через корпоративный портал и поддержкой технологии «одно окно».  

Работать с различным типом контента, поддерживаемым приложениями MS Office: электронные документы (в табличном и текстовом виде), презентации, аудио- и видео- файлы и пр.

Оптимизировать и автоматизировать бизнес-процессы в области организационно-распорядительного и договорного документооборота (срок согласования договоров сократился в 3 раза).

Автоматизировать процесс регистрации входящей и исходящей корреспонденции.

Организовать удобный атрибутивный и контекстный поиск контента по разнообразным сценариям.

Автоматизировать офисные сервисы.

 

Директор департамента управления проектами об электронном офисе:

Благодаря внедрению DocSpace мы сократили средний срок прохождения договоров за первые три месяца на одну неделю, а затем в 3 раза. Процесс стал полностью прозрачным и понятным для всех сотрудников, мы смогли оценить объем документооборота, проанализировать работу, выявить «узкие места», провести организационные изменения. Процесс стал управляемым.

Успех внедрения системы электронного документооборота позволил продолжить автоматизацию и других бизнес-процессов Компаний А Плюс Девелопмент на базе SharePoint и DocSpace. В настоящее время осуществляется работа по двум направлениям: CRM и Task Management.