Подробная информация о СЭД/ECM-системе DocSpace

Состав СЭД/ECM-системы DocSpace

Примеры проектов внедрения DocSpace

Платформа SharePoint, необходимая инфраструктура

О взаимоотношениях DocSpace и SharePoint

Почему я не могу просто взять SharePoint и автоматизировать свой документооборот?

Широко известно, что SharePoint – это конструктор, многофункциональная платформа для разработки приложений с доступом через веб-браузера.

Какие неоспоримые преимущества дают пользователям приложения на SharePoint?

  • Работа из браузера, не нужно ничего устанавливать.
  • Бесшовная интеграция с любым серверным продуктом Microsoft, включая Exchange Server (электронная почта), Lync Server (система мгновенных сообщений), Project Server (управление проектами).
  • Просмотр документов в программах Office (например, Word,Excel, Power Point и пр.) в браузере, даже если эти программы не установлены на ПК.
  • Параллельное редактирование документов Office.
  • Кастомизация внешнего вида системы в соответствии с корпоративным стилем пользователя.
  • Использование единой корпоративной аутентификации (единый пароль доступа для всех приложений).
  • Безопасность данных даже для компаний, работающих с конфиденциальной информацией.

С точки зрения технологий электронного документооборота надо понимать, что:

  • Большинство задач делопроизводства на платформе не решены, но есть возможность их решения.
  • Нужна квалифицированная команда внедрения электронного документооборота на предприятии. Причем большую часть этой команды должны составлять программисты.
  • Интерфейс SharePoint рассчитан на ИТ-специалиста, поэтому функциональным сотрудникам, а именно они являются конечными пользователями систем электронного документооборота, будет сложно.
  • Специфика российских процессов документооборота в SharePoint не решена. Мы привыкли использовать совсем другой, отличный от западного, подход к документообороту, характеризующийся централизацией документопотоков. Поэтому для российского пользователя SharePoint – это не система электронного документооборота, а лишь удобная платформа для ее реализации.

DocSpace – это система электронного документооборота, полностью интегрированная в Microsoft SharePoint. 

DocSpace расширяет преимущества SharePoint, добавляя необходимую функциональность для автоматизации электронного документооборота российских предприятий:

  • включает весь необходимый функционал для автоматизации документооборота на предприятии,
  • требует минимальных финансовых затрат для внедрения, настройки  производятся без привлечения программистов,
  • имеет удобный, адаптированный для функционального пользователя интерфейс,
  • учитывает российскую специфику электронного документооборота.

 

Интересно?

Для примера приводим таблицу сравнения некоторых возможностей  DocSpace и  SharePoint.

Возможность

DocSpace

SharePoint

Управление документами

 

 

Создание файлов на основе шаблонов

Создание документов на основе шаблонов

 

Группировка шаблонов документов с возможностью настройки политик   размещения в хранилище

 

Управление доступом к шаблонам документов на основе функциональных   ролей пользователей

 

Настраиваемая на основе функциональных ролей рабочая область   пользователя

 

Личные папки пользователей

 

Дочерние документы

 

Управление формами документов

 

 

Форма документа со списком вложений

Многофункциональная форма

 

Сохранение формы без закрытия

 

Управление видимостью и режимом отображения столбцов в зависимости от   состояния ЖЦ документа и ролей пользователей

 

Управление доступностью действий в зависимости от ЖЦ документа и   ролей пользователей

 

Конфигурация внешнего вида формы «на лету»

 

Конфигурация функциональности формы «на лету» (включение/отключение   функциональных модулей)

 

Управление пользователями

 

 

Профили пользователей

Организационная структура

Выбор исполнителей из организационной структуры

 

Выбор исполнителей своего подразделения

 

Синхронизация пользователей с AD

Синхронизация структуры подразделений с AD

 

Функциональные роли пользователей системы

 

Замещение по поручениям и задачам

 

Регистрация документов

 

 

Настраиваемые шаблоны регистрационных номеров документов

 

Действие регистрации документа на форме

 

Автоматическая регистрация документа при исполнении задач

 

Ссылки и связи между   документами

 

 

Гиперссылка на другой документ

Типизированные ссылки между документами

 

Создание связанных документов

 

Управление задачами и   поручениями

 

 

Назначение задач пользователям

Создание и контроль поручений

 

Поручения на основании документа

 

Свободные поручения

 

Контроль исполнения поручений

 

Отчет об исполнительской дисциплине

 

Управление архивами

 

 

Возможность размещения файлов документов в общем файловом хранилище

 

Поиск

 

 

Поиск по атрибутам и содержимому документов

Настраиваемые поисковые формы

 

Расширенный поиск без включения возможности публикации

 

Табличное представление результатов поиска

 

Сортировка результатов поиска по столбцам

 

Рабочие процессы

 

 

Поддержка рабочих процессов

Конфигурация регламентов без использования средств разработки

 

Создание циклических маршрутов

 

Задача рабочего процесса объединена с формой документа

 

Уведомления

 

 

Уведомления о событиях в системе

Шаблоны уведомлений, настраиваемые на уровне семейства сайтов

 

Аудит

 

 

Аудит действий пользователей

Просмотр общего журнала

Просмотр журнала для отдельного элемента списка

 

Дополнительные возможности

 

 

Календарь рабочего времени для вычисления сроков исполнения поручений   и задач рабочих процессов

 

Столбец подстановки с настраиваемым диалогом поиска

 

Фильтрация подстановки на основе значения в другом столбце (зависимые   столбцы)

 

Столбец выбора пользователей из иерархической структуры организации с   возможностью поиска

 

Столбец выбора подразделения

 

 

 

Рекомендуемые требования к аппаратно-программной инфраструктуре

Рекомендуемые требования к аппаратно-программной инфраструктуре

1. Рекомендуемые требования к техническому обеспечению

Выполнение технических требований обеспечивает производительность системы и создает комфортные условия для работы пользователей системы автоматизации делопроизводства и документооборота DocSpace при среднем размере файла вложения 1 Мб и общим количеством документов и файлов в хранилище до 100 000.

Интерфейсный веб-сервер и сервер приложений могут быть реализованы в виде виртуальных машин.

Сервер СУБД должен быть размещён на физическом сервере с быстрой дисковой подсистемой.

2. Требования к программному обеспечению

DocSpace – это приложение, дополняющее платформу для коллективной работы Microsoft SharePoint, поэтому требования к программно-аппаратному комплексу соответствуют заявленным Microsoft требованиям к обеспечению SharePoint Server 2013 (http://technet.microsoft.com/ru-ru/library/cc262749(v=office.15).aspx ).

3. Требования к рабочим местам пользователей

На рабочих местах пользователей должны быть установлены Интернет-браузеры, входящие в список поддерживаемых SharePoint Server 2013:

  • Microsoft Internet Explorer 8 и выше;
  • Mozilla Firefox;
  • Apple Safari;
  • Google Chrome.

У сотрудников, выполняющих работу с документами Microsoft Office и Microsoft Outlook, должен быть установлен пакет Microsoft Office 2007 и выше (включая MS Office 365)

На компьютерах сотрудников, выполняющих администрирование Системы, должен быть установлен браузер Microsoft Internet Explorer 8 и выше.

Платформа

Информация о платформе

Графический редактор карточек документов.

Платформа обеспечивает быстрый и легкий путь создания сложных форм документов с использованием графического редактора. Используйте технологии drag-and-drop чтобы быстро изменить расположение атрибута документа на форме.  

Настройка маршрутов прохождения документов.

Конфигурация процессов прохождения документов не требует привлечения специалистов. Для настройки бизнес процесса в системе «накликайте» мышкой последовательности этапов, варианты и условия завершения каждого этапа и свяжите маршрут с формой документа.  

 Управление пользователями.

Система предоставляет уникальные возможности по управлению правами доступа на основе ролей пользователей. Доступ субьекта может быть настроен с точностью до отдельного атрибута документа в зависимости от состояния документа.

Просмотрите списки пользователей в формате иерархического представления структуры подразделений компании. Выделите роли сотрудников в системе и определите для них пользователей.

Подключение дополнительных модулей.

Модульная архитектура системы позволяет добавлять функционал без влияния на стабильное ядро за счет подключения дополнительных модулей. Система предлагает открытые интерфейсы для создания дополнительных модулей партнером или клиентом самостоятельно. 

Аналитика

Система уже включает готовые отчеты, но вы всегда можете расширить аналитические функции за счет дополнительного модуля "Аналитика" или легко интегрируемых сторонних решений

Отличия Microsoft SharePoint 2013 от предыдущих версий

В качестве базовой платформы СЭД/ECM-система DocSpace использует Microsoft SharePoint 2013. Какие преимущества дает SharePoint 2013 по сравнению с версией 2010 года?

Новая версия SharePoint - это усовершенствованная система для работы с данными и автоматизации рабочих процессов. В ней простота и удобство для пользователя сочетаются с широкой функциональностью и высокой производительностью.

Для ИТ-специалистов платформа стала легким и удобным в использовании инструментом, реализующим все бизнес-потребности организации.

Для пользователей SharePoint 2013 является системой для совместной работы по визуализации данных и выполнению рабочих процессов.

 

Преимущества SharePoint 2013 по сравнению с предыдущими версиями:

  • Улучшенная масштабируемость и производительность SharePoint Server 2013 за счет технологий распределенного кэширования, оптимизации дисковых операций ввода-вывода, сегментированного хранения данных и функции минимальной загрузки.
  • Легкая интеграция данных из всех серверных продуктов Microsoft, включая Exchange Server, Lync Server, Project Server.
  • Согласованная доступность информации на настольном ПК, мобильном устройстве или планшетном ПК.
  • Поддержка eDiscovery, автоматизация процесса защиты и хранения деловых сообщений.
  • Многоязычность не только интерфейса, но и контента.
  • Более широкий и простой анализ данных и эффектные инструменты визуализации. Централизованное управление отчетами, системами показателей, панелями мониторинга и источниками данных.
  • Новая реализация функции поиска, позволяющих обнаруживать информацию в блогах, вики-сайтах и сообществах, а также находить не только данные, но и людей. Кроме того, в SharePoint 2013 появились новые функции, использующие поиск в корпоративной среде для вывода динамического веб-контента.
  • Полностью пересмотренный и обратно совместимый процесс обновления.
  • Расширенная поддержка управления правами на доступ к данным позволяет контролировать, кто считывает и копирует данные, независимо от места их хранения. 

 

Подробную информацию о системе электронного документооборота DocSpace Вы можете запросить у нас через форму обратной связи. 

Стандартизация

Соответствие ГОСТ
Соответствие
 ГОСТ
СертификацияФСТЭК
Сертификация
ФСТЭК
Разумно. Индивидуально. Легко!