Канцелярия

Автоматизация регистрации входящих и исходящих документов предприятия на основе СЭД/ECM-системы DocSpace – это порядок в документах, залог надежных коммуникаций, основа для эффективного документооборота предприятия и значительное сокращение временных затрат.

Использование системы электронного документооборота DocSpace на SharePoint позволяет быстро и удобно регистрировать входящие и исходящие документы предприятия:

• Автоматически формировать регистрационный номер документа;
• Описывать документ набором реквизитов, предусмотренных стандартами российского законодательства (ГОСТ Р 6.30-2003) и не только;
• Проверять на дублирование при регистрации;
• Не допускать регистрацию документа без заполнения обязательных полей;
• Заполнять  поля регистрационной карточки документа (РКК) данными из подключенных справочников;
• Присоединять файлы к карточке;
• Создавать документы по шаблону и на основе существующего;
• Регистрировать документы  со сканера (с поддержкой распознавания текста);
• Извлекать  и печатать штрих-код;
• Направлять документы на рассмотрение по маршруту с указанием ответственных;
• Контролировать сроки исполнения документов;
• Создавать связанные документы, например, исходящий в ответ на входящий.

Доступ к регистрации входящих и исходящих документов осуществляется через веб-браузер, а также может быть организован через корпоративный портал предприятия, реализованный на платформе Microsoft SharePoint.

ПРЕИМУЩЕСТВА ИСПОЛЬЗОВАНИЯ

Организация системы электронного документооборота DocSpace в части регистрации входящих и исходящих документов позволяет значительно сократить трудоемкость выполнения ключевых операций сотрудников, а также повысить оперативность рассмотрения документов и принятия управленческих решений, усилить контроль за исполнением документов.

Сравнение трудоемкости выполнения ключевых операций приведены в таблице:

СКРИНШОТЫ СЭД/ECM-системы DocSpace

ПОСМОТРЕТЬ ДЕМО-ВЕРСИЮ