Канцелярия

Автоматизация регистрации входящих и исходящих документов предприятия на основе СЭД/ECM-системы DocSpace – это порядок в документах, залог надежных коммуникаций, основа для эффективного документооборота предприятия и значительное сокращение временных затрат.

Использование системы электронного документооборота DocSpace на SharePoint позволяет быстро и удобно регистрировать входящие и исходящие документы предприятия:

  • Автоматически формировать регистрационный номер документа;
  • Описывать документ набором реквизитов, предусмотренных стандартами российского законодательства (ГОСТ Р 6.30-2003) и не только;
  • Проверять на дублирование при регистрации;
  • Не допускать регистрацию документа без заполнения обязательных полей;
  • Заполнять  поля регистрационной карточки документа (РКК) данными из подключенных справочников;
  • Присоединять файлы к карточке;
  • Создавать документы по шаблону и на основе существующего;
  • Регистрировать документы  со сканера (с поддержкой распознавания текста);
  • Извлекать  и печатать штрих-код;
  • Направлять документы на рассмотрение по маршруту с указанием ответственных;
  • Контролировать сроки исполнения документов;
  • Создавать связанные документы, например, исходящий в ответ на входящий.

Доступ к регистрации входящих и исходящих документов осуществляется через веб-браузер, а также может быть организован через корпоративный портал предприятия, реализованный на платформе Microsoft SharePoint.

 

ПРЕИМУЩЕСТВА ИСПОЛЬЗОВАНИЯ

 

Организация системы электронного документооборота DocSpace в части регистрации входящих и исходящих документов позволяет значительно сократить трудоемкость выполнения ключевых операций сотрудников, а также повысить оперативность рассмотрения документов и принятия управленческих решений, усилить контроль за исполнением документов.

 

Сравнение трудоемкости выполнения ключевых операций приведены в таблице:

Выполняемая операция

Среднее время обработки бумажного документа

Среднее время обработки электронного документа

Регистрация документа

3 мин.

1 мин.

Тиражирование документа

5 мин.

1 мин.

Поиск документа

от 7 мин.

2 мин.

Доставка до исполнителя

от 10 мин. до 2 дней

2 мин.

Подготовка отчета

от 30 мин.

10 мин.

Согласование документа

от 4 часов

30 мин.

 

СКРИНШОТЫ СЭД/ECM-системы DocSpace