Электронный документооборот (ЭДО)

Внедрение системы управления электронными документами DocSpace позволяет организации не только автоматизировать движение электронных документов в соответсвии с принятыми Правилами, но и создать удобную единую среду для работы всех сотрудников в каждом подразделении.

Конфигурация "Электронный документооборот" СЭД/ECM-системы DocSpace  - это управление электронными документами различных видов на всех этапах их жизненного цикла.

  1. входящих и исходящих,
  2. организационно-распорядительных (ОРД),
  3. внутренних документов и служебных записок.
  4. договоров.

ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ СЭД/ECM-системы DocSpace

Регистрация и ввод документов:

  • автоматическое формирование регистрационного номера документа,
  • описание набором реквизитов, предусмотренных стандартами российского законодательства,
  • поддержка связанных полей, заполнение реквизитов из подключенных справочников,
  • присоединение файлов непосредственно из РКК,
  • создание файлов непосредственно из РКК,
  • создание документов по шаблону,
  • создание документа на основе существующего,
  • поддержка извлечения и печати штрих-кода документа,
  • поддержка иерархических объектов,
  • проверка на дублирование при регистрации,
  • контроль заполнения обязательных полей,
  • связанные справочники,
  • регистрация связанных документов,
  • назначение ответственного/ответственных по документу.

Работа с электронными документами:

  • изменение прикрепленных файлов,
  • совместная работа с проектами документов,
  • автоматические напоминания о нарушении сроков,
  • работа с версиями документов,
  • установление связи (несколько видов) с другими зарегистрированными документами,
  • мобильный и планшетный доступ,
  • возможность выдачи поручений\подпоручений,
  • переназначение поручений,
  • возможность ввода множества поручений по одному документу и множества исполнителей по одному поручению,
  • привязка документов к проекту,
  • множество фильтров для сортировки документов (по регистрационному номер, виду документа, дате, статусу, исполнителю, контрагенту и т.п.),
  • возможность скрыть ненужные пользователю фильтры,
  • сравнение версий документов,
  • протоколирование событий обработки документов,
  • оповещение по электронной почте,
  • настраиваемые цепочки согласования,
  • возможность в цепочке согласования указать время на согласование,
  • шаблонные цепочки согласования (например, при согласовании договора по величине суммы).

Workflow:

  • создание типовых маршрутов движения,
  • свободная маршрутизация,
  • расширение маршрута,
  • привязка маршрута к типам документов, исполнителям и т.д.,
  • контроль исполнения документов,
  • автоматическое ведение этапов исполнения работ,
  • делегирование полномочий,
  • рассылка уведомлений по электронной почте,
  • сопоставление заданных плановых сроков с бизнес-календарем,
  • наличие личных кабинетов пользователей,
  • трассировка маршрутов документов,
  • изменение маршрута документа во время согласования,
  • визуализация маршрута,
  • назначение контролера,
  • обеспечение автоматически генерируемых задач,
  • наличие плана работ сотрудников с указанием задач и сроков.

Функции поиска:

  • атрибутивный поиск,
  • поиск задач и поручений (по срокам исполнения, исполнителям и контролерам),
  • полнотекстовый поиск с учетом морфологии русского языка,
  • шаблоны поиска,
  • он-лайн поиск, в том числе с мобильного и планшетного клиента.

О функциональных возможностях конфигураций "Электронный архив", "Отчетность" и "Заявки на оплату" можно прочитать в соответствующих разделах.

ОПРЕДЕЛЕНИЯ

ЭДО - электронный документооборот

— это движение электронных документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Электронный документ (ЭД)

— это документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной подписью (ЭП) и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.