Электронный архив

Автоматизация архива предприятия на основе СЭД/ECM-системы DocSpace обеспечивает упорядоченное и надежное хранение значимых документов, работа над которыми уже завершена. Организован удобный и быстрый поиск нужного документа.

DocSpace как система хранения электронных документов

В системе электронного документооборота DocSpace предусмотрены функции хранения документов в электронном виде как части жизненного цикла документов предприятия:

  • Автоматическая передача документов в архив;
  • Потоковый ввод документов;
  • Классификация документов;
  • Формирование строгих правил хранения документов;
  • Запрет на изменение документа, в том числе администратором;
  • Хранение многокомпонентных документов с сохранением их связей;
  • Формирование различных реестров и выписок;
  • Удобный атрибутивный и полнотекстовый поиск по архиву.

 

На основе СЭД/ECM-системы DocSpace организуется централизованное хранение электронных документов в соответствии с высокими требованиями к их защите и сохранности, в сочетании с максимально удобным и простым доступом как с локальных, так и с удаленных компьютеров любой конфигурации. Доступ к электронному архиву документов осуществляется через веб-браузер, а также может быть организован через корпоративный портал предприятия, реализованный на платформе Microsoft SharePoint.

 

ПРЕИМУЩЕСТВА ИСПОЛЬЗОВАНИЯ 

 

Внедрение автоматизированной системы электронного документооборота DocSpace в части хранения электронных документов позволяет руководству и сотрудникам компании получить ряд важных преимуществ: 

  • Избежать риска потери документа или его части;
  • Обеспечить экономию времени на поиск нужного документа;
  • Обеспечить экономию офисных площадей;
  • Избежать риска временных и финансовых потерь из-за работы с промежуточными версиями документов.

 

ПРИМЕР ВНЕДРЕНИЯ

 

Архив закупочной документации для ОАО "Ленэнерго" 

 

СКРИНШОТЫ СЭД/ECM-системы DocSpace

Зачем хранить документы в электронной форме?

В соответствии с российскими законами и корпоративными положениями о документационном обеспечения управления, документы организации - как поступающие в нее извне, так и нарабатываемые в процессе повседневной работы внутри ее структурных подразделений, должны быть систематизированы, а после завершения работы с ними, сохранены.

Для чего? Прежде всего, для того, чтобы быстро найти необходимый документ в нужный момент.

На идеальном предприятии должны храниться только нужные документы, только в течение срока использования и только в единственном экземпляре!

Договора, декларации, спецификации и уж тем более накладные не нужны в нескольких оригинальных экземплярах. Они могут быть нужны только в момент их подготовки, а затем в нескольких экземплярах для разных подразделений или работников могут понадобиться только копии.

А лучшая копия документа - это электронная копия:

  • К ней самый легкий доступ,
  • Ее легче обрабатывать,
  • Она не вносит хаос в оригиналы документов,
  • Она не занимает физического места,
  • Ее очень сложно потерять.