Автоматизация архива предприятия на основе СЭД/ECM-системы DocSpace обеспечивает упорядоченное и надежное хранение значимых документов, работа над которыми уже завершена. Организован удобный и быстрый поиск нужного документа.
DocSpace как система хранения электронных документов
В системе электронного документооборота DocSpace предусмотрены функции хранения документов в электронном виде как части жизненного цикла документов предприятия:
- Автоматическая передача документов в архив;
- Потоковый ввод документов;
- Классификация документов;
- Формирование строгих правил хранения документов;
- Запрет на изменение документа, в том числе администратором;
- Хранение многокомпонентных документов с сохранением их связей;
- Формирование различных реестров и выписок;
- Удобный атрибутивный и полнотекстовый поиск по архиву.
На основе СЭД/ECM-системы DocSpace организуется централизованное хранение электронных документов в соответствии с высокими требованиями к их защите и сохранности, в сочетании с максимально удобным и простым доступом как с локальных, так и с удаленных компьютеров любой конфигурации. Доступ к электронному архиву документов осуществляется через веб-браузер, а также может быть организован через корпоративный портал предприятия, реализованный на платформе Microsoft SharePoint.
ПРЕИМУЩЕСТВА ИСПОЛЬЗОВАНИЯ
Внедрение автоматизированной системы электронного документооборота DocSpace в части хранения электронных документов позволяет руководству и сотрудникам компании получить ряд важных преимуществ:
- Избежать риска потери документа или его части;
- Обеспечить экономию времени на поиск нужного документа;
- Обеспечить экономию офисных площадей;
- Избежать риска временных и финансовых потерь из-за работы с промежуточными версиями документов.
ПРИМЕР ВНЕДРЕНИЯ
Архив закупочной документации для ОАО "Ленэнерго"
СКРИНШОТЫ СЭД/ECM-системы DocSpace
Зачем хранить документы в электронной форме?
В соответствии с российскими законами и корпоративными положениями о документационном обеспечения управления, документы организации - как поступающие в нее извне, так и нарабатываемые в процессе повседневной работы внутри ее структурных подразделений, должны быть систематизированы, а после завершения работы с ними, сохранены.
Для чего? Прежде всего, для того, чтобы быстро найти необходимый документ в нужный момент.
На идеальном предприятии должны храниться только нужные документы, только в течение срока использования и только в единственном экземпляре!
Договора, декларации, спецификации и уж тем более накладные не нужны в нескольких оригинальных экземплярах. Они могут быть нужны только в момент их подготовки, а затем в нескольких экземплярах для разных подразделений или работников могут понадобиться только копии.
А лучшая копия документа - это электронная копия:
- К ней самый легкий доступ,
- Ее легче обрабатывать,
- Она не вносит хаос в оригиналы документов,
- Она не занимает физического места,
- Ее очень сложно потерять.