Согласование документов

Автоматизация процесса совместной подготовки и согласования электронных документов на основе СЭД/ECM-системы DocSpace позволяет значительно облегчить работу с версиями документов и сократить время их согласование, предоставляя возможность:

  • Совместно работать с проектами документов и коллективно их обсуждать;
  • Работать с версиями документов и сравнивать их;
  • Формировать листы согласования;
  • Согласовывать документов группой;
  • Оповещать исполнителей по электронной почте;
  • Настраивать «жесткие», «гибкие» и «произвольные»  маршруты документов, отправлять документы на доработку;
  • Указывать время на согласование в маршруте согласования;
  • Использовать шаблонные маршруты согласования  (например, при согласовании договора по величине суммы);
  • Протоколировать события обработки документов;
  • Использовать ЭЦП.

ПРЕИМУЩЕСТВА ИСПОЛЬЗОВАНИЯ

 Автоматизация процесса согласование документов (в том числе автоматизация согласования договоров) на базе системы электронного документооборота DocSpace позволяет:

    • Формализовать процесс согласования, сделать его управляемым и прозрачным (например, чтобы не упустить нужные подписи);
    • Ускорить процесс, в том числе за счет сокращения времени на передачу документов и удобного доступа к системе DocSpace c планшетов и мобильных устройств;
    • Повысить эффективность процесса согласования, значительно увеличив скорость согласования за счет выявления «узких мест» и оптимизации процесса.

Директор департамента управления проектами группы компании «А+» об эффективности внедрения системы электронного документооборота:

«За три месяца мы сократили средний срок прохождения договоров на одну неделю, процесс стал полностью прозрачным и понятным для всех сотрудников, мы смогли оценить объем документооборота, проанализировать работу, выявить «узкие места», провести организационные изменения. В первом квартале следующего года мы планируем сократить сроки еще в 3 раза! Процесс стал управляемым».

СКРИНШОТЫ