Внедрение СЭД/ECM-системы DocSpace

Качественное комплексное внедрение - одна из главных задач, которую DocSpace  ставит перед своими Партнерами.
Методология внедрения DocSpace ориентирована на командную работу функциональных и ИТ-специалистов.

Представляем Вашему вниманию план базового внедрения DocSpace для организаций, заинтересованных в точном отражении своих бизнес-процессов работы с документами. 

 

ЭТАП 1. Внедрение типового решения

  • Проверка развертывания необходимых компонент SharePoint: версионности, наличия всех необходимых в дальнейшем служб и т.п.
  • Установка СЭД/ECM-системы DocSpace на серверах Заказчика.
  • Обучение функционального администратора.
  • Опытно-промышленная эксплуатация.
  • Обучающие консультации всех пользователей системы.

РЕЗУЛЬТАТ: Процессы документооборота автоматизированы на основе  СЭД/ECM-системы типовой функциональности. В организации есть администратор, к которому можно обратиться за разъяснениями по функционалу системы.

Если в организации применяются типовые схемы документооборота (например, работа с входящими и исходящими документами), а сотрудники являются опытными пользователи офисных программ Microsoft, то проект внедрения завершен.В случае необходимости проведения доработок переходим ко второму этапу внедрения.

 

ЭТАП 2. Адаптация. Составление проектной документации и технического задания

  • Анализ текущего состояния потребностей Заказчика, составление перечня требующих адаптации бизнес-процессов.
  • Составление технического задания на адаптацию программного обеспечения (ТЗ).

РЕЗУЛЬТАТ:  Четкое понимание содержания работ по адаптации СЭД/ECM-системы: сроков, этапов и стоимости планируемых доработок.

Настройка системы управления документами и задачами DocSpace может проводится специалистами ИТ-департамента Заказчика или партнером DocSpace. В любом случае, анализ потребностей и готовое техническое задание позволяет осознать дальнейшие перспективы проекта и соотнести их с имеющимися возможностями.

Опыт заказчиков подсказывает, что 20% функциональности СЭД/ECM-системы DocSpace требует настройки. Например, уникальные процессы обработки и согласования договоров. Именно эти 20% составляют know-now компании и представляют собой неоспоримые конкурентные преимущества.

 

ЭТАП 3. Внедрение индивидуального решения

  • Настройка бизнес-процессов Заказчика в соответствии с ТЗ.
  • Обучение конечных пользователей Заказчика новым возможностям.
  • Доработка документации и написание инструкций для пользователей.
  • Сопровождение опытной эксплуатации.

РЕЗУЛЬТАТ: В организации создано единое пространство взаимодействия для работы с документами. Персонал сократил время на рутинную работу с документами: создание, поиск, согласование и т.д. Организация приобрела новые конкурентные преимущества, связанные с автоматизацией уникальных процессов документооборота.

Продолжительность проекта внедрения индивидуального решения DocSpace при настройке одного бизнес-процесса (например, договорного документооборота) – 1,5 месяца.

 

ПОДРОБНЕЕ О РЕЗУЛЬТАТАХ ВНЕДРЕНИЯ СЭД/ECM-системы DocSpace:

Логистическая компания ЛСЕГ (Логистика Северо-Европейских Газопроводов) - повышение эффективности всех бизнес-процессов управления

Федеральный девелопер АПлюс Девелопмент - управляемый процесс и сокращение срока согласования договоров в 3 раза

 

СОВЕТЫ ПО ВНЕДРЕНИЮ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

На каждом из этапов проекта внедрения системы электронного документооборота должен быть ощутимый результат. Как этого достичь?

  1. Регламентировать процесс. Это значит, что в организации должна быть сформирована команда и назначен руководитель, способные довести проект внедрения до конца. Обязательно должна быть принята мотивационная программа. Если этого не сделано, то через некоторое время оказывается, что никто брать на себя никакой ответственности за решения не хочет, не может, не умеет, всячески отнекивается и оттягивает начало работ.
  2. Снять «розовые очки». Не пожалеть времени и средств на проведение анализа бизнес-процессов и составить полное техническое задание на последующие адаптации. Кто будет проводить адаптацию: специалисты собственного ИТ-департамента (обладающие знаниями SharePoint и необходимым временем) или партнер DocSpace? Помните, что автоматизация уникальных процессов организации напрямую связана с наращиванием ее конкурентных преимуществ.
  3. Придерживаться методологией внедрения системы управления документами и задачами DocSpace, созданной на основе опыта проектов, современных апробированных методологий менеджмента качества, управления проектами и бизнес-процессами.