В Системе поручение имеет свою регистрационно-контрольную карточку (РКК), которая содержит:
•набор реквизитов;
•вложения;
•ссылки на связанные подпоручения.
Внешний вид РКК поручения при создании:
Реквизиты поручения:
a.Тема – тема поручения.
Внимание! Если при отправке поручения поле не будет заполнено, Система автоматически заполнит поле «Тема» по маске: Поручение от «ФИО автора». Например, Поручение от Иван Иванов.
b.Исполнитель* – исполнитель поручения (выбор из орг.структуры).
Исполнитель поручения:
•отправляет отчет о выполнении поручения.
•возвращает поручение автору (для изменения срока или по другой причине).
•создаёт связанное поручение (подпоручение).
•оставляет комментарии к поручению, которые будут отображены на вкладке «История».
•добавляет вложения.
Внимание! Исполнителем в поручении может быть только конкретный пользователь. Если необходимо получить два (или более) отчета по поручению, создайте карточку поручения на каждого сотрудника.
c.Соисполнители – соисполнители поручения (выбор из орг.структуры).
Соисполнители поручения:
•оставляют комментарии к поручению, которые будут отображены на вкладке «История».
•добавляют вложения.
Внимание! В поле возможен ввод нескольких пользователей.
d.Контролер - контролер поручения (выбор из орг.структуры).
Контролер поручения:
•принимает/отклоняет отчет по поручению (если у поручения установлен признак «Необходимо подтверждение»).
•отменяет поручение.
•оставляет комментарии к поручению, которые будут отображены на вкладке «История».
•добавляет вложения.
e.Срок – срок выполнения поручения.
f.Описание – описание действий, которые необходимо выполнить исполнителю.
g.Руководитель - наблюдатель поручения (выбор из орг.структуры).
h.Необходимо подтверждение – признак необходимости контроля поручения. После предоставления отчета о выполнении исполнителем, автор (или контролер) должен принять отчет по результатам работ.
Примечание: поля, обязательные для заполнения, выделены знаком *.
Внешний вид РКК поручения после отправки на выполнение:
Реквизиты поручения:
a.Тема – тема поручения.
b.Срок – срок выполнения поручения.
c.Дата начала – дата открытия карточки поручения исполнителем или его заместителем.
d.Описание – описание действий, которые необходимо выполнить исполнителю.
e.Основание – ссылка на документ или поручение, которое является основанием для данного поручения.
Внимание! В случае «свободного» поручения поле остается пустым.
f.Отчет – отчет о выполнении.
g.Исполнитель – исполнитель поручения (выбор из орг.структуры).
h.Кто исполнил – пользователь, который выполнил поручение.
i.Соисполнители – соисполнители поручения (выбор из орг.структуры).
j.Дата отчета – дата предоставления отчета исполнителем (выбор из орг.структуры).
k.Дата принятия отчета - дата принятия отчета автором или супервайзером.
l.Контролер – контролер поручения (выбор из орг.структуры).
m.Необходимо подтверждение – признак необходимости контроля поручения. После предоставления отчета о выполнении исполнителем, автор (или контролер) должен принять отчет по результатам работ.
n.Автор – автор поручения.
o.Руководитель - наблюдатель поручения (выбор из орг.структуры).
p.Комментарий - участник поручения может оставить комментарий, который отобразится на вкладке «История».
q.Состояние – этап обработки поручения.
Поле может принимать следующие значения:
•На исполнении – поручение отправлено на выполнение.
•Исполнено – поручение выполнено, но отчет не принят автором или контолером. Используется, если у поручения проставлен признак «Необходимо подтверждение».
•Подтверждено – поручение выполнено и отчет принят автором или контролером, если в поручении признак «Необходимо подтверждение». Если галочка «Необходимо подтверждение» не установлена, поручение после выполнения автоматически переходит в статус «Подтверждено».
•Возвращено – поручение отклонено исполнителем.
•Отменено – поручение отменено автором или контролером.
r.Исполнитель ознакомлен – признак ознакомления с поручением. Заполняется Системой автоматически. Если автор или его заместитель открывает карточку поручения, в поле проставляется значение «Да».
s.Родительский элемент – ссылка на документ (поручение), который является родительским для данного поручения.
Внимание! Если было создано «свободное поручение», поле будет пустым.