Трудно представить себе современное предприятие, не использующее средства электронного документооборота, которые давно уже простираются далеко за пределы канцелярии. Мировым лидером среди ECM-решений считается программный продукт Microsoft SharePoint, включающий в себя множество компонентов для организации совместной работы, создания веб-порталов, управления рабочими процессами и функциональность для бизнес-анализа. На SharePoint построены несколько популярных решений для организации СЭД, в том числе заслужившая особое внимание экспертов система электронного документооборота DocSpace.
SharePoint как лучший ECM-конструктор
Аналитики Gartner не зря называют решение SharePoint лидером рынка ECM: этому есть несколько причин. Среди них - четкая стратегия Microsoft в развитии продукта, широкий спектр решаемых задач, различные варианты развертывания системы (on-premise&cloud), простая миграция на новые версии, 100% интеграция с приложениями Office, а также интеграция в любой ИТ-ландшафт.
В пользу SharePoint говорит и статистика: в России, по мнению экспертов, ИТ-отделы более 60 % компаний так или иначе эксплуатируют ECM-платформу Microsoft, создавая корпоративные порталы и публичные сайты или ведя на SharePoint клиентскую базу. При этом, имея в своем ИТ-арсенале SharePoint, многие заказчики справедливо желают извлечь максимальную выгоду из используемых технологий, и прежде всего эффективно автоматизировать электронный документооборот. Здесь-то и кроется проблема.
Дело в том, что стандартная поставка SharePoint не подходит для автоматизации российского электронного документооборота. Во-первых, российские процессы документооборота имеют свою специфику, которая, разумеется, в SharePoint не отображена. Вторая причина состоит в том, что интерфейс SharePoint рассчитан на ИТ-специалистов, поэтому функциональным сотрудникам будет сложно им пользоваться.
Наконец, хотя SharePoint дает возможность решить большинство задач делопроизводства, для этого компании потребуется участие квалифицированной команды разработчиков.
Подводя итог, можно назвать SharePoint отличным конструктором для разработки СЭД/ECM приложений, которым успешно пользуются, в частности, отечественные интеграторы при создании собственных продуктов.
Системы автоматизации документооборота на SharePoint: герои в своем отечестве
Согласно статистике, около 45 % компаний в России уже используют платформу SharePoint для организации системы управления документооборотом. Среди них, по мнению экспертов, до 35% занимают решения западных разработчиков и только чуть более 10% - SharePoint-клиенты, интегрированные с отечественными СЭД. При этом доля продуктов на решении Microsoft в общем объеме отечественного рынка СЭД/ECM постоянно растет: ShareРoint в них используется как базовая технология, а в качестве системы электронного документооборота устанавливается специализированная СЭД на SharePoint от одного из сторонних разработчиков. Таким образом, компании получают синергетический эффект от применения экосистемы Microsoft: существенно экономят бюджет на ИТ за счет легкой интеграции приложений и используют в работе современные методы управления.
Структура российского рынка СЭД/ECM-решений на SharePoint
Сегодня на рынке можно выделить нескольких разработчиков собственных автоматизированных систем управления документами на SharePoint. Среди наиболее популярных продуктов этого сегмента можно назвать хорошо зарекомендовавшие себя DocSpace, WSS Docs, EOS for SharePoint, а также менее известные FlowPoint, DocTrix, Worklite Docs, Кnow Docs, Documetr. Конкуренция между ними достаточно велика, однако один из игроков рынка отечественных СЭД/ECM за счет нескольких существенных факторов кажется наиболее перспективным – имеется в виду система DocSpace. Рассмотрим причины, дающие основание для такой оценки.
СЭД/ECM-система DocSpace: коробочное решение с индивидуальной настройкой
Существует две концепции СЭД на SharePoint: это либо индивидуальная разработка (особенности - автоматизация уникальных методик управления, наработка ноу-хау), либо универсальная «коробка», ее традиционно характеризуют доступность, стандартная функциональность, простота внедрения и промышленная поддержка.
«СЭД/ECM-система DocSpace представляет собой готовое настраиваемое решение, иными словами - немедленное решение с индивидуальным подходом, а это и удобно, и экономически выгодно», - рассказывает Алексей Семидетнов, руководитель компании-разработчика системы электронного документооборота DocSpace.
Решение DocSpace состоит из четырех готовых конфигураций, которые удовлетворяют 80% потребностей заказчика: «Электронный документооборот», «Архив документов», «Отчетность» и «Заявки на оплату». Функциональные возможности системы – весь спектр управления любыми видами документов: регистрация и ввод, согласование, все виды поиска, электронный архив, отчетность, аналитика.
DocSpace - единственная готовая система на SharePoint, при разработке которой не затронуто ядро базовой платформы. Такой подход дает заказчику возможность не только экономить на внедрении, но и сокращать до 50% бюджета на обучение персонала: если в ИТ-отделе компании есть квалифицированный в плане работы с SharePoint персонал, то дополнительно готовить администратора СЭД не требуется, а осуществить настройку DocSpace можно самостоятельно.
Модульная архитектура DocSpace легко позволяет добавлять новый функционал, а открытые интерфейсы дают разработчикам возможность создавать дополнительные расширения. Вместе с СЭД/ECM-системой DocSpace поставляются другие готовые конфигурации, разработанные на единой платформе: управление заявками, поступающими в ИТ-службу (ServiceDesk), управление взаимоотношениями с клиентами (CRM-система), архив нормативно-справочной информации (НСИ), архив проектно-строительной документации (ПСД) и корпоративный портал.
Российские стандарты документооборота на современной надежной платформе
Как уже упоминалось ранее, одним из самых важных факторов успешного функционирования отечественной СЭД/ECM-платформы является ее ориентированность на российскую специфику. DocSpace - это система, объединяющая преимущества Microsoft SharePoint с функциональностью для автоматизации российского документооборота по ГОСТ и другим отраслевым и корпоративным стандартам.
Например, в логистической компании «ЛСЕГ» созданная на базе DocSpace система автоматизации делопроизводства и документооборота соответствует высоким требованиям стандартов Ассоциации по сертификации «Русский регистр» и СТО Газпром.
Эффективность документооборота и коммуникаций на уровне всей организации и для любых заказчиков
Результатом автоматизация компаний на основе DocSpace становится сосредоточенность на эффективности без лишней бумажной рутины. Заказчиками СЭД/ECM-системы DocSpace являются коммерческие предприятия и государственные структуры с количеством рабочих мест 15 и выше. СЭД DocSpace успешно эксплуатируется как в управленческой вертикали, так и в рабочих группах. Система поддерживает как жесткие регламенты и сложные маршруты согласования, так и работу со свободными поручениями, интеграцию с электронной почтой и популярными мессенджерами (Lync, Skype).
«DocSpace cегодня успешно функционирует в коммерческих структурах, где эффективность каждого сотрудника превыше всего. В государственных организациях опыта меньше, но есть все предпосылки для использования полного функционала системы у госзаказчиков», - добавляет Алексей Семидетнов.
Поскольку программный продукт DocSpace не «вырастал» из заказной разработки, а сразу формировался как решение, удовлетворяющее типовым нуждам различных предприятий, – он не препятствует заказчикам привнести глубокое понимание своего целевого рынка при автоматизации процессов электронного документооборота. Как показывает практика внедрения, при реализации реальных проектов адаптации подвергается не более 20 % функциональности DocSpace.
Представители ИТ-служб заказчиков, уже установивших DocSpace на SharePoint версии 2013 и имеющих опыт практического использования системы, отмечают преимущества этой системы перед «тяжелыми» программными средствами — как Directum, например. В первую очередь, подчеркивается несомненное удобство: интеграция с другими системами из всех серверных продуктов Microsoft, включая Exchange Server, Lync Server, Project Server. Работа c СЭД/ECM-системой DocSpace ведется из браузера, нет необходимости установки — это означает и то, что просмотр документов в программах Office (Word,Excel, Power Point и др.) возможна в браузере, даже если эти программы не установлены на ПК. Система поддерживает необходимое для целого ряда бизнес-процессов параллельное редактирование документов Office. Кроме того, внешний вид Docspace может быть кастомизирован в соответствии с корпоративным стилем пользователя.
Открытая стоимость ПО и понятные сроки внедрения
Открытое ценообразование - редкость на ИТ-рынке: зачастую стоимость ПО может существенно отличаться от изначально заявленной. Прайс-листы же не всегда доступны заказчику, и для их «расшифровки» требуется дополнительное обучение.
В отличие от такой практики многих разработчиков, ценообразование DocSpace открытое и разумное, стоимость проекта не возрастает в геометрической прогрессии при детальном подсчете требуемых инвестиций. Важным преимуществом продукта является то, что лицензии разработчика/администратора уже включены в стоимость системы. Дополнительная экономия достигается за счет самостоятельного внедрения системы и ее обслуживания.
Обратимся к цифрам: стоимость DocSpace на 100 пользователей при приобретении в собственность составляет 400 тыс. рублей. Стоимость услуг по внедрению и обучению (адаптация 1 бизнес-процесса) – 370 тыс. рублей. Облачный вариант использования системы обойдется в 260 рублей на человека в месяц. Таким образом, ценообразование DocSpace ниже, чем у WSS Docs, и сопоставимо с EOS for SharePoint.
Что касается сроков внедрения DocSpace - такие проекты длятся всего 1,5 месяца и, как уже говорилось, при квалифицированном владении персоналом SharePoint, без лишних затрат осуществляется самостоятельно. Заказчик может быть уверен, что через минимальное время он получит ожидаемый результат.
Еще одной важной особенностью DocSpace, существенно влияющей на возможности ее использования и поддержки, является наличие партнерской программы между заказчиком и поставщиком решения - среди всех СЭД на SharePoint таким преимуществом, кроме DocSpace, обладают только решения ЭOC.
Автоматизированные системы управления документами на SharePoint. Резюме
Ситуация с отечественными системами автоматизации документооборота отражает тенденцию всего рынка программного обеспечения в ИТ: определившись с базовой технологией, разработчики создают на ее основе собственные решения, каждое из которых обладает определенными преимуществами и недостатками. В то же время SMB-бизнес диктует свои требования к системам документооборота, среди которых важная роль отводится таким компонентам, как универсальность, удобство в эксплуатации, простое администрирование, расширенная поддержка и интеграция с хорошо знакомыми конечным пользователям офисными приложениями.
СЭД/ECM-система DocSpace на SharePoint - набор готовых конфигураций для автоматизации типовых процессов электронного документооборота, гибкий инструмент для быстрой автоматизации различных процессов на базе решения мирового ECM-лидера. Система подходит для любых заказчиков, отличается прозрачной стоимостью и прогнозируемыми сроками запуска, легко поддается доработке силами ИТ-специалистов клиента. Все это в условиях кризиса и повышенного внимания к эффективности ИТ становится особенно важным.