Российский и западный подходы к автоматизации управления электронными документами
Для западного подхода характерно разграничение зоны Хаоса (groupware, collaboration) и Порядка (workflow), организация хранилищ электронных документов и, конечно, наличие средств поиска (knowledge management, e-discovery).
Для российских - фиксация истории, положения и статуса документа, свободная выдача заданий и их контроль.
|
Российская технология |
Западная технология |
|
Чётко выраженный вертикальный характер движения документов (руководитель -исполнитель - руководитель) внутри организации. |
Характер движения документов преимущественно горизонтальный, предусматривающий возможность попадания документа сразу к непосредственному исполнителю, минуя руководство. |
|
Отслеживание всего комплекса работ с документами в регистрационных журналах или в машинописных картотеках, куда заносятся все сведения о документах, их перемещениях, резолюции начальства, контроль сроков исполнения, и т.д. |
Отсутствие централизованного (в рамках всей организации) контроля. |
|
Современная российская технология делопроизводства предполагает ведение регистрационно-контрольных и отчётных форм и журналов. Предусматривается создание специализированных служб: управлений делами, секретариатов канцелярий. |
Регистрация документов производится непосредственными исполнителями (поручитель и исполнитель ведут собственные журналы), некоторые виды документов вообще не регистрируются. Специализированных подразделений, занимающихся делопроизводством не создаётся. |
Сегодня организации тяготеют к западному подходу, для этого есть причины:
- Люди не хотят делать лишнюю работу (например, регистрация всех документов и определение их реквизитов), которая может потребоваться в будущем, а может, и нет ("если потребуется, то кому-то еще, а возиться мне и сейчас").
- Все новые технологии идут с Запада и ориентированы на западные системы управления документами.
- Сертификация по ISO искусственно требует внедрения процессного подхода к управлению.
Однако, есть шансы и у подхода ГСДОУ (Государственный стандарт документационного обеспечения управления), так как интерфейсы с внешним миром (другими компаниями и государством) определены законодательно и, что гораздо существеннее, традицией.
Использование российских стандартов удобно для организаций, имеющих иерархическую структуру, позволяя строить согласование "кругами", на разных уровнях иерархии власти. В таких системах удобно выдавать поручения, контролировать исполнение распорядительных документов и их хранение для ведения истории вопроса.
Какая именно система подойдет под психологию конкретных людей в конкретной компании, можно только путем проведения предварительного обследования. И каждому ИТ-директору придется выбирать систему документооборота исходя из текущих приоритетов и сложившихся традиций.
DocSpace - система управления документооборотом по российскому ГОСТ
Современная коробочная система управления документами должна обеспечивать возможность управления документами и по первому, и по второму подходу.
Поэтому разработчики системы управления документооборотом DocSpace предусмотрели возможности для автоматизации различных схем работы с документами.
Приведем одну из таких схем, работу в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Данный ГОСТ, несмотря на его рекомендательный характер, является настольной книгой делопроизводителей и секретарей и обеспечивает совместимость, понятность и полноту информационного взаимодействия между организациями.
В таблице приведены рекомендуемые ГОСТом поля РКК при обработке входящего документа и их отображение в коробочной СЭД/ECM-системе DocSpace на базе SharePoint.
|
Название поля по ГОСТ |
Значение поля по ГОСТ |
Реализация в СЭД\ECM DocSpace |
|
Автор |
Фиксирование автора входящего документа и организации- контрагента. |
Выбор из справочника «Контрагент» и «Контакт». Выбор из справочника двойным щелчком мыши. |
|
Название вида документа |
Вид регистрируемого документа. |
Поле «Вид документа», проставляется автоматически. |
|
Дата документа |
Дата, присвоенная автором. |
Поле «Исходящая дата». |
|
Индекс документа |
Индекс, присвоенный документу организацией-автором, переносится с поступившего документа. |
Поле «Исходящий номер». |
|
Дата поступления |
Переносится с регистрационного штампа поступления. |
Поле «Дата поступления». |
|
Индекс поступления |
Переносится из отметки о регистрации поступившего документа. |
Поле «Регистрационный номер», проставляется автоматически. |
|
Заголовок документа |
Заголовок и краткое содержание документа. |
Поля «Название» и «Содержание». |
|
Резолюция |
Переносится из документа основное содержание поручения, дата и автор резолюции. |
После создания документа можно создать поручение или группу связанных поручений с указанием всех необходимых параметров. |
|
Срок исполнения |
Дата и срочность. |
Поле «Срочность» в карточке документа, прочие даты – в связанных с документом задачах и поручениях. |
|
Отметка об исполнении |
Дата и индекс ответного документа или краткая запись решения вопроса с указанием даты или срока исполнения. |
На вкладке «История» описаны все задачи по данному документу, а на вкладке «Вложения» присоединенные файлы. Дополнительную информацию можно получить, нажав на кнопку «Показать поручения». |
|
Отметка о направлении документа в дело |
Указывается индекс дела по номенклатуре дел, дата и подпись ответственного лица. |
Поле «Номер дела», выбор из справочника «Номенклатура дел». |