О ЗАКАЗЧИКЕ
Компания А Плюс Девелопмент - федеральный девелопер, предлагающий комплексные услуги по созданию, модернизации и развитию индустриальной недвижимости, управлению проектами, организации финансирования и эксплуатации объектов.
ОПИСАНИЕ ПРОЕКТА
Проект внедрения системы управления документами проводился весной 2013 года и занял 4 месяца. Вначале, на основе анализа бизнес-процессов и разработанной концепции была осуществлена модернизация инфраструктуры, а затем проведены пуско-наладочные работы, обучение персонала и настройка системы.
Екатерина Киселева - руководитель внутренних проектов:
Наша команда приготовилась стать первопроходцами - весной 2013 года, пожалуй, только DocSpace имел необходимую готовую функциональность на платформе SharePoint 2013
DocSpace объединила следующие процессы:
- Управление договорами - система автоматизации процесса подготовки, согласования и подписания договоров. Данная система позволила осуществить многоступенчатый процесс, учитывая особенности проектного бизнеса и специфику работы Группы Компаний. Реализованы несколько маршрутов подготовки, согласования и подписания договоров в соответствии с принятыми в организации регламентами. Особенностями этих регламентов являются, например, различные сроки согласования договоров на разных этапах, а также сложная структура условий маршрута – предмет договора, юридические лица, финансовые лимиты.
- Управление новостной лентой. Внедрение и активное использование ленты новостей значительно повысило эффективность внутрикорпоративных коммуникаций.
- Офисные сервисы. Ежедневные инструменты, такие как сервис бронирования переговорных помещений и организация работы курьерской службы, устранили множество мелких внутрикоомуникационных проблем.
- Управление канцелярией. Автоматизация процесса электронной регистрации входящих и исходящих писем стала необходимым и чрезвычайно полезным решением не только для сотрудников административного отдела, но и для бухгалтерии, финансовой службы, руководителей проектов.
РЕЗУЛЬТАТ
Реализация этого проекта, получившего название «Электронный офис– HappyOffice.Pro», обеспечила значительное улучшение внутрикорпоративных коммуникаций, автоматизацию всего жизненного цикла электронных документов (входящих и исходящих документов, приказов и пр.), автоматизацию договоров и оптимизацию процесса их согласования.
Кроме этого, проведенные проектные работы создали условия для преодоления классических трудностей роста быстрорастущих компаний, в том числе «неуправляемости», которая возникает в ситуации отсутствия четких регламентов работы.
Создание системы «Электронный офис– HappyOffice.Pro» на базе коробочного решения СЭД/ECM-системы DocSpace в Компаний А Плюс Девелопмент позволило:
- Организовать единое бизнес-пространство с доступом через корпоративный портал и поддержкой технологии «одно окно».
- Работать с различным типом контента, поддерживаемым приложениями MS Office: электронные документы (в табличном и текстовом виде), презентации, аудио- и видео- файлы и пр.
- Оптимизировать и автоматизировать бизнес-процессы в области организационно-распорядительного и договорного документооборота (срок согласования договоров сократился в 3 раза).
- Автоматизировать процесс регистрации входящей и исходящей корреспонденции.
- Организовать удобный атрибутивный и контекстный поиск контента по разнообразным сценариям.
- Автоматизировать офисные сервисы.
Директор департамента управления проектами об электронном офисе:
Благодаря внедрению DocSpace мы сократили средний срок прохождения договоров за первые три месяца на одну неделю, а затем в 3 раза. Процесс стал полностью прозрачным и понятным для всех сотрудников, мы смогли оценить объем документооборота, проанализировать работу, выявить «узкие места», провести организационные изменения. Процесс стал управляемым.
Успех внедрения системы электронного документооборота позволил продолжить автоматизацию и других бизнес-процессов Компаний А Плюс Девелопмент на базе SharePoint и DocSpace. В настоящее время осуществляется работа по двум направлениям: CRM и Task Management.
