Автоматизация внутренних (информационно-справочных) документов обеспечивает удобство и прозрачность общения между сотрудниками организации и позволяет ускорить процесс принятия внутренних решений.
Решение «Внутренние документы» электронной системы управления документооборотом DocSpace поддерживает весь процесс документооборота служебной записки (и прочих видов внутренних документов): создание, согласование, подписание, регистрацию, рассмотрение и формирование резолюции по документу, постановку документа на контроль, а также контроль исполнения и архивное хранение документа в системе документооборота.
К внутренним документам относятся:
- Протоколы заседаний
- Акты (проведенных обследований, ревизий, испытаний и т.п.)
- Докладные записки и предложения
- Служебные записки
- Объяснительные записки
- Справки, сводки, заключения
Доступ к системе управления документами осуществляется через веб-браузер, а также может быть организован через корпоративный портал предприятия, реализованный на платформе Microsoft SharePoint.
ПРЕИМУЩЕСТВА ИСПОЛЬЗОВАНИЯ
Внедрение коробочной СЭД/ECM-системы DocSpace в части обработки внутренних документов, включая служебные записки, обеспечивает:
- Быстрое формирование внутренних документов
- Ускорение согласования и рассмотрения документов, ускорение принятия управленческих решений
- Вовлечение сотрудников организации в систему управление документами и, как следствие, повышение прозрачности внутренних процессов
- Простой механизм передачи сложной информации между подразделениями
- Оперативное совместное обсуждение внутренних задач, вне зависимости от местонахождения сотрудника
- Экономия средств на коммуникациях (экономия бумаги, канцелярии, бензина и пр.)
СКРИНШОТЫ СЭД/ECM-системы DocSpace
