Автоматизация процесса совместной подготовки и согласования электронных документов на основе СЭД/ECM-системы DocSpace позволяет значительно облегчить работу с версиями документов и сократить время их согласование, предоставляя возможность:
- Совместно работать с проектами документов и коллективно их обсуждать;
- Работать с версиями документов и сравнивать их;
- Формировать листы согласования;
- Согласовывать документы группой;
- Оповещать исполнителей по электронной почте;
- Настраивать «жесткие», «гибкие» и «произвольные» маршруты документов, отправлять документы на доработку;
- Указывать время на согласование в маршруте согласования;
- Использовать шаблонные маршруты согласования (например, при согласовании договора по величине суммы);
- Протоколировать события обработки документов;
- Использовать ЭЦП.
ПРЕИМУЩЕСТВА ИСПОЛЬЗОВАНИЯ
Автоматизация процесса согласование документов (в том числе автоматизация согласования договоров) на базе системы электронного документооборота DocSpace позволяет:
- Формализовать процесс согласования, сделать его управляемым и прозрачным (например, чтобы не упустить нужные подписи);
- Ускорить процесс, в том числе за счет сокращения времени на передачу документов и удобного доступа к системе DocSpace c планшетов и мобильных устройств;
- Повысить эффективность процесса согласования, значительно увеличив скорость согласования за счет выявления «узких мест» и оптимизации процесса.
Директор департамента управления проектами группы компании «А+» об эффективности внедрения системы электронного документооборота:
«За три месяца мы сократили средний срок прохождения договоров на одну неделю, процесс стал полностью прозрачным и понятным для всех сотрудников, мы смогли оценить объем документооборота, проанализировать работу, выявить «узкие места», провести организационные изменения. В первом квартале следующего года мы планируем сократить сроки еще в 3 раза! Процесс стал управляемым».
СКРИНШОТЫ
