Автоматизация электронного документооборота на основе СЭД/ECM-системы DocSpace позволяет не только эффективно распределять поручения, но и своевременно контролировать их исполнение .
В системе электронного документооборота DocSpace функции контроля исполнительской дисциплины реализованы через механизмы назначения сотрудникам поручений:
- Формирование персональных и групповых поручений (на основе документов и «свободных»), назначение контроллера;
- Автоматическое формирование поручений;
- Согласование поручений;
- Делегирование поручений, механизм замещения;
- Создание связанных поручений;
- Прикрепление файлов к поручению;
- Контроль сроков исполнения, напоминания участникам о сроках;
- Проверка исполнения задания и формирование замечаний;
- Ведение журналов поручений;
- Мониторинг исполнения поручений (онлайн индикаторы);
- Анализ состояния дел, контроль исполнения поручений;
- Формирование различных отчетов по дисциплине, в т.ч. специфических;
- Расчёт коэффициента исполнительской дисциплины (КИД);
- Контроль исполнения поручений по подразделениям и исполнителям;
- Атрибутивный и полнотекстовый поиск поручений, удобная фильтрация.
ПРЕИМУЩЕСТВА ИСПОЛЬЗОВАНИЯ
Внедрение автоматизированных функций контроля исполнительской дисциплины позволяет предприятию:
- Минимизировать риски невыполнения поручений, полностью избежать риска «отсутствия «крайнего»»;
- Своевременно расчитывать коэффициент КИД и использовать его как базу для разработки программы мотивации персонала;
- Увеличить прозрачность рабочих процессов и обеспечить возможность их оперативной корректировки;
- Своевременно исполнять протоколы совещаний;
- Повысить продуктивность работы сотрудников за счет оптимизации загрузки и учета трудоемкости задач;
- Производить мониторинг рабочих процессов из любой точки мира.
СКРИНШОТЫ СЭД/ECM-системы DocSpace
