Внедрение системы управления электронными документами DocSpace позволяет организации не только автоматизировать движение электронных документов в соответствии с принятыми правилами, но и создать удобную единую среду для работы всех сотрудников в каждом подразделении.
Конфигурация "Электронный документооборот" СЭД/ECM-системы DocSpace - это управление электронными документами различных видов на всех этапах их жизненного цикла.
- входящих и исходящих,
- организационно-распорядительных (ОРД),
- внутренних документов и служебных записок.
- договоров.
ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ СЭД/ECM-системы DocSpace
Регистрация и ввод документов:
- автоматическое формирование регистрационного номера документа,
- описание набором реквизитов, предусмотренных стандартами российского законодательства,
- поддержка связанных полей, заполнение реквизитов из подключенных справочников,
- присоединение файлов непосредственно из РКК,
- создание файлов непосредственно из РКК,
- создание документов по шаблону,
- создание документа на основе существующего,
- поддержка извлечения и печати штрих-кода документа,
- поддержка иерархических объектов,
- проверка на дублирование при регистрации,
- контроль заполнения обязательных полей,
- связанные справочники,
- регистрация связанных документов,
- назначение ответственного/ответственных по документу.
Работа с электронными документами:
- изменение прикрепленных файлов,
- совместная работа с проектами документов,
- автоматические напоминания о нарушении сроков,
- работа с версиями документов,
- установление связи (несколько видов) с другими зарегистрированными документами,
- мобильный и планшетный доступ,
- возможность выдачи поручений\подпоручений,
- переназначение поручений,
- возможность ввода множества поручений по одному документу и множества исполнителей по одному поручению,
- привязка документов к проекту,
- множество фильтров для сортировки документов (по регистрационному номеру, виду документа, дате, статусу, исполнителю, контрагенту и т.п.),
- возможность скрыть ненужные пользователю фильтры,
- сравнение версий документов,
- протоколирование событий обработки документов,
- оповещение по электронной почте,
- настраиваемые цепочки согласования,
- возможность в цепочке согласования указать время на согласование,
- шаблонные цепочки согласования (например, при согласовании договора по величине суммы).
Workflow:
- создание типовых маршрутов движения,
- свободная маршрутизация,
- расширение маршрута,
- привязка маршрута к типам документов, исполнителям и т.д.,
- контроль исполнения документов,
- автоматическое ведение этапов исполнения работ,
- делегирование полномочий,
- рассылка уведомлений по электронной почте,
- сопоставление заданных плановых сроков с бизнес-календарем,
- наличие личных кабинетов пользователей,
- трассировка маршрутов документов,
- изменение маршрута документа во время согласования,
- визуализация маршрута,
- назначение контролера,
- обеспечение автоматически генерируемых задач,
- наличие плана работ сотрудников с указанием задач и сроков.
Функции поиска:
- атрибутивный поиск,
- поиск задач и поручений (по срокам исполнения, исполнителям и контролерам),
- полнотекстовый поиск с учетом морфологии русского языка,
- шаблоны поиска,
- он-лайн поиск, в том числе с мобильного и планшетного клиента.
О функциональных возможностях конфигураций "Электронный архив", "Отчетность" и "Заявки на оплату" можно прочитать в соответствующих разделах.
ОПРЕДЕЛЕНИЯ
ЭДО - электронный документооборот
— это движение электронных документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Электронный документ (ЭД)
— это документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной подписью (ЭП) и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.