Широко известно, что SharePoint – это конструктор, многофункциональная платформа для разработки приложений с доступом через веб-браузера.
Какие неоспоримые преимущества дают пользователям приложения на SharePoint?
- Работа из браузера, не нужно ничего устанавливать.
- Бесшовная интеграция с любым серверным продуктом Microsoft, включая Exchange Server (электронная почта), Lync Server (система мгновенных сообщений), Project Server (управление проектами).
- Просмотр документов в программах Office (например, Word,Excel, Power Point и пр.) в браузере, даже если эти программы не установлены на ПК.
- Параллельное редактирование документов Office.
- Кастомизация внешнего вида системы в соответствии с корпоративным стилем пользователя.
- Использование единой корпоративной аутентификации (единый пароль доступа для всех приложений).
- Безопасность данных даже для компаний, работающих с конфиденциальной информацией.
С точки зрения технологий электронного документооборота надо понимать, что:
- Большинство задач делопроизводства на платформе не решены, но есть возможность их решения.
- Нужна квалифицированная команда внедрения электронного документооборота на предприятии. Причем большую часть этой команды должны составлять программисты.
- Интерфейс SharePoint рассчитан на ИТ-специалиста, поэтому функциональным сотрудникам, а именно они являются конечными пользователями систем электронного документооборота, будет сложно.
- Специфика российских процессов документооборота в SharePoint не решена. Мы привыкли использовать совсем другой, отличный от западного, подход к документообороту, характеризующийся централизацией документопотоков. Поэтому для российского пользователя SharePoint – это не система электронного документооборота, а лишь удобная платформа для ее реализации.
DocSpace – это система электронного документооборота, полностью интегрированная в Microsoft SharePoint.
DocSpace расширяет преимущества SharePoint, добавляя необходимую функциональность для автоматизации электронного документооборота российских предприятий:
- включает весь необходимый функционал для автоматизации документооборота на предприятии,
- требует минимальных финансовых затрат для внедрения, настройки производятся без привлечения программистов,
- имеет удобный, адаптированный для функционального пользователя интерфейс,
- учитывает российскую специфику электронного документооборота.
Интересно?
Для примера приводим таблицу сравнения некоторых возможностей DocSpace и SharePoint.
|
Возможность |
DocSpace |
SharePoint |
|
Управление документами |
|
|
|
Создание файлов на основе шаблонов |
• |
• |
|
Создание документов на основе шаблонов |
• |
|
|
Группировка шаблонов документов с возможностью настройки политик размещения в хранилище |
• |
|
|
Управление доступом к шаблонам документов на основе функциональных ролей пользователей |
• |
|
|
Настраиваемая на основе функциональных ролей рабочая область пользователя |
• |
|
|
Личные папки пользователей |
• |
|
|
Дочерние документы |
• |
|
|
Управление формами документов |
|
|
|
Форма документа со списком вложений |
• |
• |
|
Многофункциональная форма |
• |
|
|
Сохранение формы без закрытия |
• |
|
|
Управление видимостью и режимом отображения столбцов в зависимости от состояния ЖЦ документа и ролей пользователей |
• |
|
|
Управление доступностью действий в зависимости от ЖЦ документа и ролей пользователей |
• |
|
|
Конфигурация внешнего вида формы «на лету» |
• |
|
|
Конфигурация функциональности формы «на лету» (включение/отключение функциональных модулей) |
• |
|
|
Управление пользователями |
|
|
|
Профили пользователей |
• |
• |
|
Организационная структура |
• |
• |
|
Выбор исполнителей из организационной структуры |
• |
|
|
Выбор исполнителей своего подразделения |
• |
|
|
Синхронизация пользователей с AD |
• |
• |
|
Синхронизация структуры подразделений с AD |
• |
|
|
Функциональные роли пользователей системы |
• |
|
|
Замещение по поручениям и задачам |
• |
|
|
Регистрация документов |
|
|
|
Настраиваемые шаблоны регистрационных номеров документов |
• |
|
|
Действие регистрации документа на форме |
• |
|
|
Автоматическая регистрация документа при исполнении задач |
• |
|
|
Ссылки и связи между документами |
|
|
|
Гиперссылка на другой документ |
• |
• |
|
Типизированные ссылки между документами |
• |
|
|
Создание связанных документов |
• |
|
|
Управление задачами и поручениями |
|
|
|
Назначение задач пользователям |
• |
• |
|
Создание и контроль поручений |
• |
|
|
Поручения на основании документа |
• |
|
|
Свободные поручения |
• |
|
|
Контроль исполнения поручений |
• |
|
|
Отчет об исполнительской дисциплине |
• |
|
|
Управление архивами |
|
|
|
Возможность размещения файлов документов в общем файловом хранилище |
• |
|
|
Поиск |
|
|
|
Поиск по атрибутам и содержимому документов |
• |
• |
|
Настраиваемые поисковые формы |
• |
|
|
Расширенный поиск без включения возможности публикации |
• |
|
|
Табличное представление результатов поиска |
• |
|
|
Сортировка результатов поиска по столбцам |
• |
|
|
Рабочие процессы |
|
|
|
Поддержка рабочих процессов |
• |
• |
|
Конфигурация регламентов без использования средств разработки |
• |
|
|
Создание циклических маршрутов |
• |
|
|
Задача рабочего процесса объединена с формой документа |
• |
|
|
Уведомления |
|
|
|
Уведомления о событиях в системе |
• |
• |
|
Шаблоны уведомлений, настраиваемые на уровне семейства сайтов |
• |
|
|
Аудит |
|
|
|
Аудит действий пользователей |
• |
• |
|
Просмотр общего журнала |
• |
• |
|
Просмотр журнала для отдельного элемента списка |
• |
|
|
Дополнительные возможности |
|
|
|
Календарь рабочего времени для вычисления сроков исполнения поручений и задач рабочих процессов |
• |
|
|
Столбец подстановки с настраиваемым диалогом поиска |
• |
|
|
Фильтрация подстановки на основе значения в другом столбце (зависимые столбцы) |
• |
|
|
Столбец выбора пользователей из иерархической структуры организации с возможностью поиска |
• |
|
|
Столбец выбора подразделения |
• |
|