ДОГОВОРЫ

Автоматизация управления договорами на базе СЭД/ECM-системы DocSpace - это прозрачные, управляемые и контролируемые этапы работы с договорными документами в рамках удобного единого информационно поля.  

Использование системы автоматизации документооборота DocSpace в части управления договорной деятельностью позволяет: 

  • Создавать и совместно работать с документами в рамках договорной деятельности.
  • Формировать договорные документы на основе различных регламентированных шаблонов.
  • Проводить согласование договорных документов во всех инстанциях (юридический отдел, бухгалтерия, финансовый отдел, служба безопасности и др.), дальнейшее утверждение и подписание ЭЦП с учетом полномочий подписывающего лица в соответствии с регламентами (сумма договора, категория договора и др.) параллельно или последовательно.
  • Обеспечивать регистрацию договорных документов, отправку контрагентам и контроль их возврата.
  • Обеспечить надежное хранение всех договорных документов в соответствии с правами доступа на период исполнения обязательств по договору и архивное хранение в дальнейшем.
  • Организовать оперативный поиск договоров по заданным реквизитам и по тексту документа.
  • Формировать шаблоны договорных документов, включая совместную разработку, согласование, утверждение и публикации шаблонов и образцов.
  • Готовить отчетность в различных разрезах по договорной работе.

В совместном рецензировании и согласовании договоров могут принимать участие удаленные контрагенты организации.

Доступ к управлению договорами осуществляется через веб-браузер, а также может быть организован через корпоративный портал предприятия, реализованный на платформе Microsoft SharePoint. 

 

ПРЕИМУЩЕСТВА ИСПОЛЬЗОВАНИЯ 

 

Внедрение коробочной CЭД/ECM-системы DocSpace в части управления договорами позволяет:

  • Получить уверенность, что договор прошел все необходимые этапы согласования.
  • Сократить время на подготовку и согласование договоров в 3-5 раз.
  • Ускорить поиск нужного договора в 10 раз.
  • Осуществлять согласование документов, находясь вне офиса.
  • Сократить время на составление отчетов по договорной деятельности в 5-6 раз.

 

КОММЕНТАРИЙ ЗАКАЗЧИКА 

 

Рассказывает Директор департамента управления проектами группы компании «А+» об эффективности внедрения системы электронного документооборота:

За три месяца мы сократили средний срок прохождения договоров на одну неделю, процесс стал полностью прозрачным и понятным для всех сотрудников, мы смогли оценить объем документооборота, проанализировать работу, выявить «узкие места», провести организационные изменения. В первом квартале следующего года мы планируем сократить сроки еще в 3 раза! Процесс стал управляемым.

 

СКРИНШОТЫ СЭД/ECM-системы DocSpace