Автоматизация процесса управления договорами на базе СЭД/ECM-системы DocSpace – это прозрачные, управляемые и контролируемые этапы работы с договорными документами в рамках единого информационно поля.
Использование системы автоматизации документооборота DocSpace в части управления договорной деятельностью позволяет:
- Создавать и совместно работать с документами в рамках договорной деятельности
- Формировать договорные документы на основе различных регламентированных шаблонов
- Проводить согласование договорных документов во всех инстанциях (юридический отдел, бухгалтерия, финансовый отдел, служба безопасности и др.), дальнейшее утверждение и подписание ЭЦП с учетом полномочий подписывающего лица в соответствии с регламентами (сумма договора, категория договора и др.) параллельно или последовательно
- Обеспечивать регистрацию договорных документов, отправку контрагентам и контроль их возврата
- Обеспечить надежное хранение всех договорных документов в соответствии с правами доступа на период исполнения обязательств по договору и архивное хранение в дальнейшем
- Организовать оперативный поиск договоров по заданным реквизитам и по тексту документа
- Формировать шаблоны договорных документов, включая совместную разработку, согласование, утверждение и публикации шаблонов и образцов
- Готовить отчетность в различных разрезах по договорной работе
В совместном рецензировании и согласовании договоров могут принимать участие удаленные контрагенты организации.
Доступ к управлению договорами осуществляется через веб-браузер, а также может быть организован через корпоративный портал предприятия, реализованный на платформе Microsoft SharePoint.
ПРЕИМУЩЕСТВА ИСПОЛЬЗОВАНИЯ
Внедрение коробочной CЭД/ECM-системы DocSpace в части управления договорами позволяет:
- Быть уверенным, что договор прошел все необходимые этапы согласования
- Сократить время на подготовку и согласование договоров в 3-5 раз
- Ускорить поиск нужного договора в 10 раз
- Осуществлять согласование документов, находясь вне офиса
- Сократить время на составление отчетов по договорной деятельности в 5-6 раз
КОММЕНТАРИЙ ЗАКАЗЧИКА
Директор департамента управления проектами группы компании «А+» об эффективности внедрения системы электронного документооборота:
«За три месяца мы сократили средний срок прохождения договоров на одну неделю, процесс стал полностью прозрачным и понятным для всех сотрудников, мы смогли оценить объем документооборота, проанализировать работу, выявить «узкие места», провести организационные изменения. В первом квартале следующего года мы планируем сократить сроки еще в 3 раза! Процесс стал управляемым.»
СКРИНШОТЫ СЭД/ECM-системы DocSpace
