ДОГОВОРЫ

Автоматизация процесса управления договорами на базе СЭД/ECM-системы DocSpace – это прозрачные, управляемые и контролируемые этапы работы с договорными документами в рамках единого информационно поля.  

Использование системы автоматизации документооборота DocSpace в части управления договорной деятельностью позволяет: 

  • Создавать и совместно работать с документами в рамках договорной деятельности
  • Формировать договорные документы на основе различных регламентированных шаблонов
  • Проводить согласование договорных документов во всех инстанциях (юридический отдел, бухгалтерия, финансовый отдел, служба безопасности и др.), дальнейшее утверждение и подписание ЭЦП с учетом полномочий подписывающего лица в соответствии с регламентами (сумма договора, категория договора и др.) параллельно или последовательно
  • Обеспечивать регистрацию договорных документов, отправку контрагентам и контроль их возврата
  • Обеспечить надежное хранение всех договорных документов в соответствии с правами доступа на период исполнения обязательств по договору и архивное хранение в дальнейшем
  • Организовать оперативный поиск договоров по заданным реквизитам и по тексту документа
  • Формировать шаблоны договорных документов, включая совместную разработку, согласование, утверждение и публикации шаблонов и образцов
  • Готовить отчетность в различных разрезах по договорной работе

В совместном рецензировании и согласовании договоров могут принимать участие удаленные контрагенты организации.

Доступ к управлению договорами осуществляется через веб-браузер, а также может быть организован через корпоративный портал предприятия, реализованный на платформе Microsoft SharePoint.

 

ПРЕИМУЩЕСТВА ИСПОЛЬЗОВАНИЯ 

Внедрение коробочной CЭД/ECM-системы DocSpace в части управления договорами позволяет:

  • Быть уверенным, что договор прошел все необходимые этапы согласования
  • Сократить время на подготовку и согласование договоров в 3-5 раз
  • Ускорить поиск нужного договора в 10 раз
  • Осуществлять согласование документов, находясь вне офиса
  • Сократить время на составление отчетов по договорной деятельности в 5-6 раз

 

КОММЕНТАРИЙ ЗАКАЗЧИКА 

Директор департамента управления проектами группы компании «А+» об эффективности внедрения системы электронного документооборота:

«За три месяца мы сократили средний срок прохождения договоров на одну неделю, процесс стал полностью прозрачным и понятным для всех сотрудников, мы смогли оценить объем документооборота, проанализировать работу, выявить «узкие места», провести организационные изменения. В первом квартале следующего года мы планируем сократить сроки еще в 3 раза! Процесс стал управляемым.»

 

СКРИНШОТЫ СЭД/ECM-системы DocSpace