Модуль «Потоковое сканирование» оптимизирует технологию ввода большого объема бумажных документов в СЭД. Модуль решает следующие задачи:
- Массово сканирует документы с прикреплением к РКК (регистрационной контрольной карточки) в СЭД;
- Формирует и распечатывает штрих-коды для регистрируемых документов;
- Позволяет легко найти нужный документ по отсканированным штрих-кодам;
- Формирует сканированный образ документа;
- Формирует электронную учётную карточку, содержащую электронный образ отсканированного документа;
- Передает корректно отсканированный электронный образ документа в БД.
Модуль «Потоковое сканирование» облегчает работу ввода бумажных документов в СЭД.
Как это работает?
- В сканнер загружаются все необходимые документы одной пачкой.
Работа в одно нажатие. Все действия происходят автоматически, сотруднику необходимо только загрузить бумажные документы в сканнер и нажать кнопку, остальное система сделает самостоятельно.
- Каждому сканированному документу присваивается уникальный штрихкод для дальнейшего распознавания документа
Присваивание штрихкода документу. Сгенерированный штрихкод может быть распечатан как на самом документе, так и на отдельной его странице. Если документ уже имеет штрихкод стандартного формата, система распознает его и может использовать для своей идентификации.
- Документ инфицируется по штрихкоду, и система связывает его с регистрационной карточкой соответствующего документа
Распределение документов в базу данных происходит автоматически. Отсканированные файлы формируются в формат PDF или другой требуемый формат и размещаются в соответствующие регистрационные карточки согласно штрих-коду.
Распознавание электронных документов
Модуль «Потоковое сканирование» позволяет распознавать и переводить в другие форматы документы уже имеющиеся в СЭД.
- В СЭД формируется заявка с требованиями к новому формату и другим опциям документа;
- Документ отправляется в модуль «Потоковое сканирование» и проходит обработку по заявленным требованиям;
- После завершения документ экспортируется обратно в СЭД.
Данный процесс может быть расширен и скорректирован бизнес-логикой заказчика.
Технологическая обработка документа
Ввод графического или текстового формата
Сканирование возможно как графического образа документа, так и текстовый его формат. Что облегчает дальнейшую работу над документом. Распознавание и перевод текста документа реализован с помощью Websio Plugin и ABBYY FineReader.
Графический формат
Графический образ документа возможно конвертировать в следующие форматы: pdf, tiff, jpeg, png, bnp, gif. Реализована функция выбора размеров изображения при сканировании, а также его дополнительные настройки (глубина цвета, тип сжатия и т.п.).
Текстовый формат
При применении опции распознавания текста документы могут быть сохранены в различных форматах: txt, rtf, xls, xlsx, docs, html, xml, pdf. Также реализована возможность менять размер страницы, кодировку и прочие свойства документа при его сканировании. PDF-формат возможно сохранять как в виде текста, так и изображения.
Распознавание языка документа
Модуль «Потоковое сканирование» распознает документы более чем на 50 языках, в том числе: русский, английский, китайский, немецкий, французский, итальянский, испанский, шведский, финский, украинский и другие.
Преимущества использования системы массового ввода документов «Потоковое сканирование»:
- Возможность замены бумажного документооборота и бумажных архивов электронной системой документооборота;
- Повышение эффективности управления документами;
- Сокращение времени на ввод документов и поиск документов;
- Исключение человеческого фактора при вводе данных;
- Общее увеличение скорости бизнес-процессов;
- Повышение производительности сотрудников;
- Оптимизация трудовых и временных затрат на работу с документами.
Варианты поставки
Для интеграции в существующую инфраструктуру:
- Модуль формирования и печати штрих-кодов из РКК;
- Модуль интеграции в составе СЭД DocSpace – автоматически размещает отсканированные и распознанные документы в карточки документов в СЭД;
- Модуль поиска РКК в СЭД по сканированным штрих-кодам.
Для организации потокового ввода
Дополнительно к основному блоку включает средство интеграции с программой для потокового сканирования документов ABBYY Scan Station.
Для организации распознавания сканированных образов в автоматическом режиме
Дополнительно к основному блоку включает средство интеграции с программой для распознавания текста, которая переводит изображения документов и любые типы PDF-файлов ABBYY FineReader Corporate.