Модуль «Управление совещаниями» DocSpace

«Управление совещаниями» — модуль для четкой организации мероприятий любой сложности.

«Управление совещаниями» для DocSpace — это автоматизация процесса подготовки и проведения совещаний, заседаний и других мероприятий. Модуль является целой системой по управлению мероприятиями и позволяет организовать как уже существующие процессы подготовки и проведения событий, так и выстроить новую схему с нуля.

Данное решение позволяет существенно сократить время сотрудников на организацию мероприятий, минимизировать риск человеческого фактора и автоматизировать рутинные процессы освобождая время на более важные задачи.

Решаемые задачи

• Планирование: согласовывайте с участниками даты и время проведения мероприятия, определите список участников. Определяйте даты и место проведения мероприятия, согласовывайте участников и гостей, после оформления списка, Outlook автоматически отправит приглашения. При подтверждении своего участия событие добавится в календарь. Это минимизирует риск его пропуска.
• Подготовка: коллективное обсуждение повестки встреч, рассылка по электронной почте уведомлений об изменениях или дополнительной информации, планировщик ресурсов. Система управления совещаниями экономит  время ваших сотрудников. Она позволяет коллективно обсуждать повестку встречи и оперативно принимать решения, автоматически информирует участников об изменениях про помощи электронных писем. Ответственный за организацию может легко забронировать все необходимые ресурсы для мероприятия — помещение, технику, канцелярию, воду и закуски и тп.
• Администрирование: регистрация участников, фиксация хода обсуждения, ведение плана повестки, оформление результатов и договоренностей, автоматическое формирование и отправка протокола мероприятия. Во время проведения мероприятия модуль позволит легко выполнить ряд ответственных задач. Организатор имеет доступ к списку участников и регистрирует пришедших, модерирует ход встречи. Секретарь ведет протокол мероприятия, формирует итоги встречи, и система автоматически отправит результат всем или выбранным участникам.
• Контроль итогов мероприятия: контроль исполнения принятых решений. После мероприятия система автоматически создает задачи и поручения по решениям, принятым по ходу встречи, и отправляет исполнителям. Далее ответственный может отслеживать ход при помощи модуля Контроля исполнений, а также формировать отчеты по работе.

Преимущества

1. Оперативность работы. При помощи автоматической рассылки писем участникам и коллективного обсуждения повестки встречи, организационные моменты встречи будут решены в разы быстрей.

2. Больше времени для действительно важных задач. Однообразные процессы, такие как генерация файлов протокола, рассылка писем, оформление документов заседаний и др. система будет делать сама, освобождая время сотрудника для более важных дел.

3. Нет потери поручений и важных данных. По итогам заседания автоматически генерируются задания и отправляются ответственным сотрудникам, все запланированные задачи точно найдут своего исполнителя.

4. Увеличение скорость решения задач. Благодаря автоматической отправке заданий по принятым решениям в рамках встречи, исполнители могут немедленно приступить к работе, тем самым сокращая сроки исполнения поручений.

5. Работа в одном интерфейсе и в знакомых алгоритмах. Модуль «Управление совещаниями» интегрирован в общую среду DocSpace. Сотрудникам не нужно переключаться между программами, вся информация находится в общем пространстве DocSpace.

6. Снижение риска ошибки при организации и проведении. Практически все процессы автоматизированы — это снижает риск человеческой ошибки.

Скриншоты модуля